La crise du coronavirus a boosté le recours à l’automatisation robotisée des processus (en anglais RPA) au sein de Randstad France, a déclaré récemment sa CFO, Odile Schmutz, lors d’un festival digital organisé par UiPath.
En France, le secteur de l’intérim a été lourdement touché en mars par les mesures de confinement. Odile Schmutz : « En une semaine à peine, nous avons accusé une chute du chiffre d’affaires de quelque soixante-dix pour cent. Cela a été d’une violence inouïe. Tout le monde a dû se mettre au télétravail, nos intérimaires ont été renvoyés à domicile par nos clients et les entreprises ont fermé leurs portes. En concertation avec les autorités, nous devions trouver une solution technique à la mise en place de ce chômage partiel. Sans RPA, et une solide task force, franchement, nous n’y serions pas arrivé. »
Huit cents secteurs
La CFO a donné à son équipe pour mission de mettre en œuvre la RPA pour faire face au chômage partiel de ses collaborateurs. « Chaque semaine, Randstad France emploie quelque 80 000 travailleurs flexibles et nous comptons 4 000 collaborateurs permanents. Vous pouvez donc vous imaginer la fréquence à laquelle nous devons exécuter le même processus chaque jour. Pour quelques 800 sites physiques. J’ai effectué un rapide calcul pour me rendre compte que nous devions probablement mobiliser 50 personnes pour faire ce travail d’automate. La valeur ajoutée de mon équipe repose sur ses intelligences, pas sur le fait de répéter tous les jours les mêmes tâches ingrates. »
Coup de fouet pour le programme RPA
Odile Schmutz a mis au travail différents robots qui soutiennent ses collaborateurs, 24 h par jour, 7 jours par semaine. « Ils sont toujours actifs, parce que nous sommes à nouveau en confinement. Mais il va sans dire qu’ils offrent également beaucoup de protection et de sécurité. Ils livrent à temps et ne contractent pas le coronavirus. Sans les robots, je ne sais pas comment nous aurions pu traverser cette période. Ils ont aussi donné un formidable coup de fouet au programme RPA dans mon équipe. »
Lien avec le Lean management
Le CFO a commencé par mettre en œuvre à une petite échelle les programmes d’automatisation au sein de Randstad. « Je voulais travailler dans le droit fil du lean management dont je suis une grande fan. Toute mon équipe en suit les principes. Lorsque vous pratiquez le value stream mapping, vous voyez d’emblée où se situent les incohérences. Vous voyez où vous devez encore apporter des corrections, où le processus se déroule plus lentement et vous identifiez toutes les tâches sans valeur ajoutée que vous effectuez au quotidien. Cette approche permet d’avancer facilement : “Pouvons-nous demander à un robot d’accomplir cette tâche ?” »
La révolution de 2020
Odile Schmutz a demandé à son équipe de dresser une liste des processus susceptibles d’être automatisés. « Je leur ai dit : “Je suis très ancienne par rapport à la plupart d’entre vous. Lorsque j’ai découvert Microsoft Office, cela a été une révolution pour moi. C’est maintenant votre révolution, la révolution de 2020. Et ce petit robot devient votre assistant digital personnel.” Je dispose donc à présent d’une liste interminable de processus à automatiser. Nous devons absolument changer d’échelle. Nous devrons sans doute doubler, voire décupler le nombre de processus à automatiser chaque année. Mais nous sommes encore en phase d’apprentissage. Nous progressons pas à pas et acquérons ainsi la conviction que nous pouvons mettre en place la RPA partout. Les collaborateurs en sont devenus de fervents partisans. »
Où se situent les gains ?
Pour mesurer le succès d’un programme d’automatisation, Odile Schmutz examine ce que produit l’investissement. « Je le fais en comparant le temps consacré à l’analyse et au développement des robots et le temps qu’ils font gagner. J’y intègre aussi la satisfaction des collaborateurs. L’optimisation d’activités au moyen d’un robot réduit naturellement le stress des collaborateurs. Ils savent que le robot ne commet pas d’erreurs. Il en devient donc très précieux à leurs yeux. Ils apprécient d’être débarrassés de toutes les tâches répétitives et ennuyeuses grâce à l’automatisation. »
« Avant de décider d’automatiser un processus, nous dressons d’abord une liste des priorités. Les critères que nous appliquons sont les suivants : s’agit-il d’un processus dont la répétition est ennuyeuse ? Prend-il beaucoup de temps ? Le faire faire par un robot procure-t-il de la satisfaction et réduit-il le stress ? »
De la menace à la collaboration
La RPA est ainsi devenue au sein de Randstad France un élément important de son fonctionnement, avec une collaboration étroite entre les départements Finance et IT. « Au début, l’IT voyait l’automatisation comme une menace de la part de la Finance. Cette appréhension a constitué un très grand obstacle. Mais, à présent, ils en voient la valeur ajoutée et nous demandent : “Pourriez-vous développer un robot qui contrôle, durant la nuit, si mon travail se déroule bien et m’en fournit un feed-back le matin ?” C’est très intéressant de voir que les différents départements cherchent à présent à collaborer avec nous. Du marketing au département RH. »
« Toutes les fonctions de support de l’entreprise manifestent de l’intérêt pour la RPA. Elles voient ce qu’elle nous a fait gagner grâce aux robots, qu’elles peuvent ajouter de la qualité au service que nous offrons à nos travailleurs flexibles, à d’autres collaborateurs et naturellement aux clients. Je n’avais pas encore cité les clients, mais il est évident qu’ils constituent un critère décisif dans notre examen de la satisfaction. »
Par Martijn Slot
Cet article a été initialement publié en néerlandais sur Executive Finance
